MÔN TIN HỌC CĂN BẢN - CHỨNG CHỈ A

Trịnh Quang Minh

. Powerpoint Hướng dẫn chèn mục lục tự động online..
. Download file Powerpoint Hướng dẫn chèn mục lục tự động
. Phim hướng dẫn thực hành chèn mục lục tự động phần 1..
. Phim hướng dẫn thực hành chèn mục lục tự động phần 2..
. Chèn mục lục tự động trong word 2007..

Hướng dẫn làm mục lục tự động trong word

Cùng tham khảo những hướng dẫn làm mục lục tự động trong word cực đơn giản nhé. Những hướng dẫn này đều rất chi tiết và có hình ảnh minh họa, do đó bạn sẽ rất dễ dàng để thực hiện.

Hướng dẫn tạo mục lục tự động trong Word

Khi các bạn làm đồ án, bài tập lớn, hay đánh một đoạn văn bản dài thì cần phải có mục lục để người xem hiểu một cách khái quát về đoạn văn bản đó.

Việc tạo một mục lục bằng tay thì khá đơn giản song nó lại có rất nhiều nhược điểm như: rất khó khăn để tạo một mục lục với một văn bản dài tới cỡ hàng trăm trang, khi chúng ta có nhu cầu thay đổi lại bố cục bài viết hoặc chỉnh sửa thêm bớt ý thì lại phải chỉnh lại toàn bộ mục lục và số trang cho phù hợp.

Do đó việc làm mục lục tự động sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.

Đầu tiên để tạo được mục lục thì các bạn phải đánh dấu heading cho mục lục trước đã.

Click chuột vào dòng mà các bạn định chọn làm mục lục (chẳng hạn như: 1.1 Tổng quan về ...) các bạn chọn mục lục như sau:

Hoặc có thể sử dụng phím tắt nếu bạn thích:
- Alt + Ctrl + 1: Heading 1 (Đề mục 1)
- Alt + Ctrl + 2: Heading 2 (Đề mục 2)
- Alt + Ctrl + 3: Heading 3 (Đề mục 3)

Từ Heading 4 trở đi sẽ không dùng tiếp được phím tắt như trên. Tuy nhiên có thể dùng tổ hợp phím Ctrl + Shift + S để vào hộp Style trên thanh Formatting, sau đó cùng phím mũi tên lựa chọn loại Heading.

Ứng với mỗi loại heading là một loại mục lục:

■ Heading 1: mục lục lớn nhất (thường dùng cho chương 1, chương 2...)
■ Heading 2: mục lục lớn thứ hai (thường dùng cho 1, 2, ...)
■ Heading 3: mục lục lớn thứ ba (thường dùng cho 1.1, 1.2, ...)
Sau khi đã dánh dấu tất cả các heading cho các mục. Bạn tiến hành hiển thị mục lục như sau.

1. Lựa chọn vị trí đặt mục lục: (Thường đặt ở cuối hoặc đầu văn bản)

2. Vào Insert \ Reference \ Index and Tables…

Trường hợp dùng Office 2000: Vào Insert \ Index and Tables…

3. Xuất hiện hộp thoại Index and Tables, chọn thẻ Table of Contents

■ Print Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị khi in
■ Web Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị ở dạng trang web
■ Show page numbers: Hiển thị số trang.
■ Right align page numbers: Hiển thị số trang bên lề phải.
■ Use hyperlinks instead of page numbers: Có sử dụng liên kết từ mục lục tới trang đặt Heading.
■ Tab leader: Chọn loại đường tab từ cuối các Heading đến số trang.
■ Show levels: Số cấp độ Heading.
■ Nút Show Outlining Toolbar: Cho hiển thị thanh công cụ Outlining trên cửa sổ MS Word
■ Nút Options…: Mở hộp thoại Table of Contents Options: Tùy chọn thêm một số tính năng khác.

■ Nút Modify…: Mở hộp thoại Style, sửa đổi định dạng font chữ cho nội dung phần mục lục tự động.

Trường hợp trong file đã có mục lục tự động, và bạn đồng ý thay đổi định dạng font chữ bằng hộp thoại Style sẽ xuất hiện thông báo: “Bạn có muốn thay thế định dạng cho bảng nội dung mục lục không?"

Chọn nút Yes: Đồng ý. Ngoài font chữ của nội dung bảng mục lục thay đổi, MS Word còn tự động cập nhật lại số trang cho các đề mục.

4. Kích và nút OK để MS Word hiển thị mục lục.

Ở tại phần mục lục này, tự động có liên kết cho phép bạn click chuột (hoặc dùng kết hợp phím Ctrl + click chuột) để nhảy đến đúng mục và số trang cần đến.

Trường hợp bạn thay đổi chỉnh sửa nội dung thì có thể update cho mục lục bằng cách click chuột phải vào phần mục lục và chọn "update". Mục lục sẽ tự thay đổi số trang và đề mục theo đúng sự thay đổi của bạn.

Cách tạo mục lục tự động trong Word 2007, 2010, 2013

Bạn đã có trong tay một tài liệu rất dài với những phần bố cục hết sức ưng ý. Vấn đề mong muốn của bạn lúc này là muốn tạo một phần mục lục để tiện cho việc quản lý cũng như có cái nhìn tổng quán nhất về nội dung văn bản.

Hướng dẫn cho các bạn cách tạo mục lục tự động trên Word 2007, tất nhiên thì nó cũng áp dụng tương tự trên phiên bản 2010 và 2013 trở lên.

Cách tạo mục lục tự động trong Word 2007,2010,2013

Có 2 bước để tạo mục lục tự động:

1. Chuẩn bị tài liệu bằng cách gán các Heading Styles (kiểu trang trí tiêu đều) cho tên các chương và các tiêu đề mà bạn muốn xuất hiện trong mục lục.

2. Thu thập các tiêu đề đó để tạo thành bảng mục lục.

Bước 1: Chuẩn bị tài liệu cho bảng mục lục

Sau khi bạn đã quyết định các tên chương và tiêu đề sẽ xuất hiện trên mục lục bạn cần áp dụng một số Style đặc biệt để Word có thể thêm chúng vào mục lục tự động.

Các

Style này nằm trên tab Home, trong nhóm Styles. Với mỗi chương và tiêu đề làm như sau:

1. Chỉ con trỏ vào tên hoặc các tiêu đề của chương.

2. Trong nhóm Styles, chọn Heading 1 cho cấp độ cao nhất là tên chương, Heading 2 cấp độ tiếp theo, có thể là tên của của các phần trong chương và Heading 3 cho tiêu đề phụ.

Các Heading Styles và bảng mục lục tự động làm việc với nhau để tạo ra bảng mục lục cho tài liệu. Word chỉ định mục lục Heading 1 làm cấp độ cao nhất trong bảng mục lục, Heading 2 tương ứng với cấp độ cao thứ hai và Heading 3 cho cấp độ tiếp theo.

Bước 2: Tạo bảng mục lục cho tài liệu

Sau khi chọn các Heading Style phù hợp cho từng phần, thì đã đến lúc thu thập tất cả chúng vào trong bảng mục lục, đây là lúc Word làm việc thay cho bạn.

Đầu tiên bạn chỉ con trỏ nơi bạn muốn bảng mục lục xuất hiện, thông thường thì người ta đặt mục lục ở đầu tài liệu. Trên tab References, chọn Table of Contents, sau đó click Automatic Table 1 hoặc Automatic Table 2 hoặc cái nào bạn cảm thấy phù hợp nhất. Rất nhanh và đơn giản.

Bảng mục lục sẽ xuất hiện với một hộp màu xanh nhạt. Đó là một hiệu ứng để thông báo cho bạn biết đây là một bản mục lục tự động.

Cập nhật bảng mục lục

TaiLieu.VN, Tài Liệu Tự Học Word Căn Bản

Sau khi đã tạo ra bảng mục lục cho tài liệu, có thể bạn phải duy trì nó. Bảng mục lục sẽ tự động cập nhật khi tài liệu được mở; và còn hay hơn nữa khi nó cũng tự cập nhật bất cứ khi nào bạn thêm tên chương hoặc tiêu đề mới vào và làm thay đổi số trang của tài liệu. Chỉ cần thực hiện 2 bước sau:

Bạn cập nhật mục lục bằng cách Click vào tab References và sau đó chọn Update Table trong nhóm Table of Contents.

Khi cập nhật bảng mục lục bạn sẽ được hỏi rằng bạn muốn cập nhật toàn bộ mục lục hay chỉ muốn điều chỉnh số trang. Chọn điều chỉnh số trang nếu bạn thêm nội dung làm tăng số trang trong tài liệu mà không thêm tiêu đề nào mới, còn nếu bạn thêm hoặc thay đổi nội dung tiêu đề thì nên chọn Update entire table.

Bạn nên tránh việc sửa chữa trực tiếp vào bảng mục lục, vì nếu bạn đã từng cập nhật bảng mục lục thì bạn sẽ mất dữ liệu đã thay đổi. Để thay đổi nội dung trong bảng mục lục, thì hãy chỉnh sửa trên tài liệu, chứ không sửa trực tiếp trên bảng mục lục, sau đó click Update Table.

Thay đổi bảng mục lục

Có rất nhiều cách để bạn thay đổi bảng mục lục.

Bên cạnh việc chon nhiều kiểu và định dạng đã có sẵn trong Word, bạn có thể tự thiết kế chi tiết bảng mục lục cho riêng mình, chẳng hạn như quyết định số cấp cho mục lục, có cho số trang xuất hiện hay không, tạo đường nối bằng dấu chấm giữa tiêu đề và số trang, v.v…

Trong một số trường hợp do sao chép từ nhiều trang khác nhau, định dạng văn bản không chuẩn nên việc tạo tự động sẽ không được thì bạn có thể làm thủ công theo từng bước sau:

-Mở Tab References như trên

-Chọn mục mà bạn muốn nó làm mục lục ví dụ: 1. Phần mở đầu

-Nhấn và Add text chọn mức độ Level 1 hay Level 2... theo cấp độ hiển thị mục lục

Ví dụ:

Chương I: .....thì Level 1

1.1.1. Giới thiệu nội dung thì chọn Level 3

-Cứ như vậy cho đến hết sau đó vào Table of Contents chọn kiểu mục lục hiển thì là được.

Tại đây

Hướng dẫn tạo mục lục tự động trong Word 2007

Để tạo ra mục lục, bạn đánh dấu cấp độ nội dung và tiến hành chèn mục mục bằng chức năng có sẵn của trình soạn thảo.

I. Đánh dấu nội dung và trích xuất thành mục lục

Bước 1: Mở văn bản bạn cần tạo mục lục tự động

Bước 2: Bạn chọn References trên trình đơn thông minh của bộ MS Office 2007

Bước 3: Lựa chọn vùng chức năng tạo mục lục tự động Table of Contents

Bước 4: Mục lục tự động được tạo trên nguyên tắc cấp độ nội dung, vì vậy, để tạo nó bạn phải lựa chọn cấp độ nội dung cho phù hợp. Ví dụ: 3 phần mở đầu, nội dung, kết luận... bạn chọn level 1, các nội dung nhỏ hơn sẽ chọn level lớn hơn như level 2, level 3.

II. Phần trình bày dưới sẽ hướng dẫn chi tiết để các bạn dễ hình dung.
- Để đánh dấu đề mục trong bảng mục lục, các bạn chỉ cần đặt vị trí trỏ chuột vào dòng chứa đề mục và xác định mức (level):

- Các bạn thao tác tương tự với các đề mục khác, chú ý chọn level thích hợp.

- Sau khi đã hoàn thành việc xác định mức độ các đề mục trong bảng mục lục các bạn di chuyển con trỏ chuột đến vị trí cần chèn mục lục và nhấn chọn biểu tượng Table of Contents...

- Bạn có thể chọn những kiểu trình bày sẵn có(Automatic...) hoặc tùy chọn chi tiết bằng cách nhấn chọn Insert Table of Contents...

- Xuất hiện hộp thoại Index and Tables, chọn thẻ Table of Contents

Print Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị khi in

Web Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị ở dạng trang web

Show page numbers: Hiển thị số trang.

Right align page numbers: Hiển thị số trang bên lề phải.

Use hyperlinks instead of page numbers: Có sử dụng liên kết từ mục lục tới trang đặt Heading Tab leader: Chọn loại đường tab từ cuối các Heading đến số trang.

Show levels: Số cấp độ Heading.

Nút Show Outlining Toolbar: Cho hiển thị thanh công cụ Outlining trên cửa sổ MS Word

Nút Options...: Mở hộp thoại Table of Contents Options: Tùy chọn thêm một số tính năng khác.

Nút Modify...: Mở hộp thoại Style, sửa đổi định dạng font chữ cho nội dung phần mục lục tự động.

- Trường hợp trong file đã có mục lục tự động, và bạn đồng ý thay đổi định dạng font chữ bằng hộp thoại Style sẽ xuất hiện thông báo: "Bạn có muốn thay thế định dạng cho bảng nội dung mục lục không?"

---> Chọn nút Yes: Đồng ý. Ngoài font chữ của nội dung bảng mục lục thay đổi, MS Word còn tự động cập nhật lại số trang cho các đề mục.

- Nhấn chọn OK trong hộp thoại Table of Contens để hoàn tất việc chèn mục lục tự động vào văn bản.

- Ở tại phần mục lục này, có liên kết cho phép bạn click chuột (hoặc dùng kết hợp phím Ctrl + click chuột) để nhảy đến đúng mục và số trang cần đến.

III. Chỉnh sửa mục lục tự động

- Tại mục lục tự động mới được tạo ra ta có thể chỉnh sửa như với mọi văn bản bình thường khác, tức là bạn có thể chọn font chữ , cỡ chữ, cách dòng, màu sắc... thích hợp theo ý của bạn.

- Trong quá trình chỉnh sửa văn bản, số trang có thể thay đổi, do vậy nếu bạn muốn cập nhật lại chỉ cần click chuột vào Update Table

- Hộp thoại Update Table hiện ra với 2 lựa chọn:

Update pages numbers only: chỉ cập nhật số trang.

Update entire table: cập nhật cả số trang và nội dung mục lục